জিমেইল অ্যাকাউন্ট - ইমেইল চেক করার নিয়ম
ব্যক্তিগত কিংবা পেশাগত দক্ষতা অর্জন করতে হলে যোগাযোগ দক্ষতা বাধ্যতামূলক বলা যায়। বর্তমানে যতোগুলো যোগাযোগের মাধ্যম আছে এর মধ্যে খুবই গুরুত্বপূর্ণ একটি মাধ্যম হলো ইমেইল। ইমেইল এর মাধ্যমে যোগাযোগ করা অনেকটাই নিরাপদ ও ইমেইল এর মাধ্যমে যোগাযোগ করলে অফিসিয়াল একটা ভাব বজায় থাকে যার ফলে যাদের কাছে পাঠানো হয় তাদের কাছ থেকে খুব ভালো একটা রেসপন্স পাওয়া যায়।
.jpeg)
ঠিক এই কারনে ইমেইল পাঠানো এখন শুধু অফিসিয়াল কাজের মধ্যে সীমাবদ্ধ নেই। ব্যক্তি কেন্দ্রিক কাজ কিংবা বিভিন্ন মার্কেটিং-এ এই ইমেইল/মেইল পাঠানোর মাধ্যমে মার্কেটিং এখন বেশ জনপ্রিয় হয়েছে।
আমরা যখন আমাদের পেশাগতো বিভিন্ন কাজে মেইল করতে যায় তখন আমাদের অনেক ভুল ত্রুটি হয়ে থাকে। যার ফলশ্রুতিতে আমরা অন্যের তুলনায়, কি ব্যক্তি কেন্দ্রীক, কি ব্যবসায়িক সকল দিকে পিছিয়ে পরি। তাই আমাদেরকে সঠিক ভাবে ও গুরুব সহকারে ইমেইল লেখা জানতে হবে। এখন আমরা ইমেইল কি, কাকে বলে ও কিভাবে সঠিক উপায়ে ও গুরুত্ব সহকারে একটি প্রফেশনাল ইমেইল লিখতে হয় সেই বিষয়ে বিস্তারিত আলোচনা করবো। আশা করছি আপনি আপনার প্রয়োজনে এই আর্টিকেল এর শেষ পর্যন্ত থাকবেন।
ইমেইল কি এবং কাকে বলে?
"ইমেইল হলো একটি ডিজিটাল বার্তা। বিভিন্ন ইলেকট্রনিক ডিভাইস, ইন্টারনেট ও ইমেইল সংক্রান্ত বিভিন্ন সার্ভিস ব্যবহার করে যে বার্তা প্রেরণ করা হয় তাকে ইমেইল বা মেইল বলে"
আমরা ইমেইল কি বা কাকে বলে জেনে নিলাম। এখন আমরা একটি ইমেইল কি কি বিষয় গুলো লক্ষ করে বা সঠিক ভাবে ও গুরুত্ব সহকারে লিখতে হয় সেই বিষয়ে আলোচনা করবো। চলুন আলোচনা শুরু করা যাক-
ইমেইল এর বিষয়ঃ ধরুন যে আপনাকে একটি রচনা লিখতে দেয়া হলো এবং আপনি রচনাটি লিখেও ফেললেন। এখন পরীক্ষক খেয়াল করলেন রচনা ঠিকই লিখেছেন কিন্তু ভূমিকা/সূচনা লিখেন'নি বা ভুলভাল লিখেছেন তাহলে আপনি কি ভালেো নম্বর পাবেন? নিশ্চয় না, ইমেইল লেখার ক্ষেত্রেও অনেকটাই এমন। আপনি কি বিষয়ে একজনকে মেইল করছেন সেই সম্পর্কে একটি সারমর্ম বা ছোট্ট কথন অবশ্যই বিষয়ের ঘরে লিখবেন। এতে করে প্রাপক আপনার ইমেইল এর বিষয় বস্তু ও গুরুত্ব সম্পর্কে জেনে যাবেন এবং আপনার পুরো ইমেইল টি গুরুত্ব সহকারে পড়বেন।
মেইল এর বিষয়[/caption]
আনুষ্ঠানিক সম্ভোধনঃ ইমেইল সুন্দর ভাবে ও গুরুত্ব সহকারে লেখা বা উপস্থাপন করার জন্য আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো অবশ্যই লেখার শুরুতে একটি সম্ভোধন রাখবেন। ধরুন আপনি আপনার স্যারের কাছে লিখছেন কিন্তু আপনি লেখা শুরু করলেন Hey বা Hey Guys দিয়ে, এটা কিন্তু স্যারকে সম্মান অর্থে বুঝাবে না। আপনি অবশ্যই মেইল লেখার শুরুতে উক্ত শব্দগুলো ব্যবহার করতে পারবেন। কিন্তু স্যারকে তো আর উক্ত শব্দ লিখে সম্ভোধন করে লেখা যাবে না। আপনি মিলিয়ে লেখুন। কাকে কিভাবে সম্ভোধন করলে প্রাপ্য সম্মান দেয়া হবে সেই রকম কিছু দিয়ে শুরু করুন। স্যারকে সম্মানসূচক শব্দ সালাম দিয়ে শুরু করুন। বন্ধু-বান্ধব দের Hey লিখে শুরু করতে পারেন, ব্যবসায়িক কারণে স্যার বা জনাব লিখে শুরু করুন। এতে করে প্রাপক আপনার লেখার প্রতি সন্তুষ্ট থাকবেন, লেখার গুরুত্ব বুঝবেন এবং পরো মেইলটি পড়বেন।
ব্যাখ্যা লিখুন গুছিয়েঃ আপনি যাকে যে বিষয়ের উপর লিখছেন আপনার ফোকাসট শুধু ঐ বিষয় কেন্দ্রিক রেখে দিন৷ শুধু শুধু অন্য বিষয়ে টেনে এনে উটকো ঝামেলা করে প্রাপকের পড়ার চাহিদা নষ্ট করা যাবে না কোনোভাবেই। আমি আপনাদেরকে কিভাবে মেইল/ইমেইল লিখতে হয় তা শেখানোর জন্য বা বুঝানোর জন্য এটেনশন ধরে রাখার জন্য মূল বিষয় ঠক রেখে বিভিন্ন উদাহরণ দিয়ে বুঝাচ্ছি। আমি যে আপনাদের বুঝাচ্ছি আপনি কিন্তু এটেনশন হারাননি বলেই এতোদূর পর্যন্ত পড়েছেন। ঠিক এই রকম সিস্টেম প্রয়োজনে আপনি মেইল লেখার ক্ষেত্রে ব্যবহার করতে পারেন তবে টপিকের বা মূল বিষয়ের বাইরে যেয়ে নয়। আপনাকে খেয়াল রাখতে হবে যেনো কোনো ভাবেই প্রাপক আপনার মেইল পড়ার প্রতি আগ্রহ হারিয়ে না ফেলে।
ভাষা ব্যবহারে সতর্কতাঃ আপনাকে অবশ্যই মেইল লেখার ক্ষেত্রে ভাষাগত দক্ষতা দেখাতে হবে। আমি/তুমি/আপনি এর প্রয়োগ ভালো ভাবে জানতে হবে। বাংলাতে মেইল লিখলে সাধু-চলিতর মিশ্রণ ঘটাবেন না। ইংরেজি বা অন্য ভাষায় লিখলে যেই ভাষায় শুরু করেছেন সেই ভাষায় লিখুন। এক ভাষায় অন্য ভাষা প্রবেশ করাবেন না। যে কোনো এক ভাষায় লিখলে আপনার মেইল স্পষ্ট ভাবে পড়ার ক্ষেত্রে প্রাপকের অনেক সুবিধা হবে।
সুন্দর ভাবে শেষ করুনঃ কথায় আছে শেষ ভালো যার সব ভালো তার। সুন্দর ও দৃষ্টিনন্দন শুরুর পাশাপাশি অবশ্যই শেষটিও সুন্দর ভাবে করুন। প্রাপকের প্রাপ্যতা অনুযায়ী সম্মান প্রদর্শন করুন। যাতে করে প্রাপক আপনার মেইল এর রিপ্লে দিতে বাধ্য থাকেন বা পরবর্তী মেইল পাবার ক্ষেত্রে আকর্ষণ বোধ করেন।
প্রিয় পাঠক সঠিক ভাবে ও গুরুত্ব সহকারে মেইল লেখার জন্য যে বিষয় গুলো আলোচনা করেছি তাতে করে আশা করছি আপনি যেই কারণে এই আর্টিকেলটি পড়তে এসেছেন তা পেয়ে গেছেন। উল্লেখিত বিষয় গুলো ছাড়াও আরো কিছু বিষয় থাকতে পারে তবে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলো নিয়েই আলোচনা রেখেছি। আপনার যদি এই আর্টিকেল সম্পর্কিত কোনো প্রশ্ন থাকে তাহলে অবশ্যই কমেন্ট করবেন। আমরা আপনার কমেন্ট বা প্রশ্নের যথাযথ উত্তর দেয়ার চেষ্টা করবো। এছাড়াও আপনি আরে কি বিষয়ে জানতে চান তা লিখেও কমেন্ট করতে পারেন।
পাঠক আমরা "চাকরি নিন" ওয়েবসাইটের মাধ্যমে সরকারি-বেসরকারি ও অন্যান্য প্রকাশিত চাকরির নিয়োগ বিজ্ঞপ্তি সংগ্রহ করে প্রকাশ করে থাকি। নিয়মিত সকল ধরণের চাকরির নিয়োগ বিজ্ঞপ্তি দেখতে আমাদের সাইট ভিজিট করুন।
এই ওয়েবসাইটের নীতিমালা মেনে কমেন্ট করুন। প্রতিটি কমেন্ট রিভিউ করা হয়।
comment url